Polityka prywatności Portowa Grupa Spedycyjna

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Portowa Grupa Spedycyjna z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku z działalnością w branży transportu i logistyki.

Polityka została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Portowa Grupa Spedycyjna prowadząca działalność na terytorium Polski.

Kontakt z Administratorem:

• adres do korespondencji: [wpisać adres siedziby w Polsce]
• e‑mail: [wpisać adres e‑mail]
• telefon: [wpisać numer telefonu]

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju relacji ze Spółką (klient, kontrahent, osoba kontaktowa, kierowca, pracownik, kandydat do pracy, użytkownik strony internetowej), możemy przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, PESEL (jeżeli jest wymagany przepisami), seria i numer dokumentu tożsamości (w przypadkach przewidzianych prawem), stanowisko;
   • dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji, adres e‑mail, numer telefonu;
   • dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: numery rejestracyjne pojazdów, dane kierowcy, trasa przewozu, informacje o zleceniach, dane nadawcy, odbiorcy i upoważnionych do odbioru;
   • dane identyfikacyjne i rozliczeniowe kontrahentów: dane firmy, dane osób reprezentujących, dane pełnomocników, dane do fakturowania, numery rachunków bankowych;
   • dane rekrutacyjne: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym i innych dokumentach aplikacyjnych;
   • dane pozyskiwane w ramach korzystania z serwisów internetowych: adres IP, identyfikatory urządzeń, pliki cookies i podobne technologie, dane dotyczące aktywności na stronie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• realizacja usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych;
• obsługa zapytań ofertowych i zamówień;
• utrzymywanie kontaktu w związku z realizacją umowy;
• obsługa reklamacji, roszczeń i zgłoszeń.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• obowiązki podatkowe i księgowe;
• archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami prawa;
• obowiązki wynikające z przepisów o transporcie drogowym oraz innych przepisów sektorowych;
• udzielanie odpowiedzi organom administracji publicznej, sądom oraz innym uprawnionym instytucjom.

4.3. Prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia (w tym ewentualny monitoring wizyjny w siedzibie lub na terenie zakładów);
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami;
• zapewnienie ciągłości usług transportowo‑logistycznych i zarządzanie relacjami z kontrahentami;
• analiza i statystyka dotycząca prowadzonej działalności;
• wewnętrzna administracja i zarządzanie organizacją;
• marketing bezpośredni własnych usług (w granicach dopuszczalnych prawem).

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeżeli są wymagane dodatkowe zgody;
• udział w określonych działaniach marketingowych lub w programach partnerskich;
• przetwarzanie danych w procesie rekrutacji wykraczające poza zakres wynikający z przepisów prawa pracy;
• przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach (gdy kandydat wyrazi na to zgodę).

5. Źródła pochodzenia danych Dane osobowe pozyskujemy:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze, umowy, korespondencję e‑mail lub telefoniczną, rekrutację);
   • od kontrahentów, którzy wskazują osoby kontaktowe i osoby upoważnione do współpracy;
   • z ogólnie dostępnych rejestrów publicznych (np. KRS, CEIDG, rejestry REGON i NIP);
   • od firm współpracujących przy realizacji usług transportowych i logistycznych, w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń;
   • z systemów telematycznych i lokalizacyjnych (jeśli są stosowane w pojazdach) w zakresie określonym regulaminami i przepisami prawa.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podwykonawcom i partnerom biznesowym realizującym na naszą rzecz usługi transportowe, spedycyjne, magazynowe, przeładunkowe, kurierskie;
   • dostawcom usług IT, systemów telematycznych, systemów zarządzania flotą oraz hostingu danych;
   • firmom księgowym, audytorskim, doradcom podatkowym, prawnym oraz innym podmiotom świadczącym usługi doradcze lub pomocnicze;
   • bankom i instytucjom płatniczym w związku z realizacją rozliczeń finansowych;
   • operatorom pocztowym i firmom kurierskim;
   • ubezpieczycielom w związku z likwidacją szkód i zawieraniem umów ubezpieczenia;
   • organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania oraz innym podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa.

W każdym przypadku zakres ujawnianych danych jest ograniczany do niezbędnego minimum wymaganego do osiągnięcia danego celu.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli w związku z realizacją usług transportowych lub korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych konieczne byłoby przekazanie danych do państwa trzeciego (poza EOG), nastąpi to wyłącznie:

   • do państw, w stosunku do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych, lub
   • na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne), przy zapewnieniu osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

   • przez czas trwania umowy oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
   • przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
   • do czasu zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – do momentu wycofania zgody, nie dłużej jednak niż przez 2 lata;
   • do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jeżeli nie istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania;
   • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

Po upływie stosownych okresów przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Portowa Grupa Spedycyjna, przysługują następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz uzyskania ich kopii);
   • prawo sprostowania danych (poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych);
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli nie zachodzą podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych;
   • prawo ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
   • prawo przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
   • prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w pkt 2.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

11. Pliki cookies i technologie podobne W ramach serwisów internetowych Spółki mogą być wykorzystywane pliki cookies lub podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, dostosowania jej do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk oraz analizy ruchu.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je zablokować lub usunąć. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Spółki.

Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych plików cookies mogą być przedstawione w odrębnym dokumencie lub komunikacie na stronie internetowej.

12. Bezpieczeństwo danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub bezprawnym ujawnieniem, w szczególności:

    • środki kontroli dostępu do systemów i pomieszczeń;
    • szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji;
    • regularne aktualizacje oprogramowania i systemów bezpieczeństwa;
    • procedury wewnętrzne dotyczące ochrony danych i poufności;
    • szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

13. Przetwarzanie danych kierowców i danych geolokalizacyjnych W związku z realizacją usług transportowych możemy przetwarzać dane dotyczące kierowców oraz dane z systemów lokalizacji pojazdów (GPS/telematyka), w zakresie niezbędnym do:

    • realizacji zleceń transportowych i optymalizacji tras;
    • zapewnienia bezpieczeństwa ładunku, kierowcy i pojazdu;
    • rozliczania czasu pracy oraz wypełniania obowiązków wynikających z przepisów transportowych i prawa pracy.

Zakres i sposób przetwarzania tych danych jest ograniczony do uzasadnionych potrzeb wynikających ze specyfiki działalności transportowo‑logistycznej oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

14. Profilowanie i podejmowanie zautomatyzowanych decyzji Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie mechanizmy, poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, wskazując podstawy prawne, zakres, cele i potencjalne konsekwencje oraz zapewniając im możliwość skorzystania z praw wynikających z RODO.

15. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii lub sposobu prowadzenia działalności przez Portowa Grupa Spedycyjna.

Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na stronie internetowej Spółki lub udostępniana w inny odpowiedni sposób. Korzystanie z naszych usług po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki.

16. Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych osobowych Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Administratora na adres wskazany w pkt 2 lub na dedykowany adres e‑mail, jeżeli został podany w informacjach kontaktowych Spółki.